Wie heeft al zijn papieren documenten onder handbereik?
En voor iedereen toegankelijk? 
Ondanks het toenemende digitale documentenverkeer zijn – en blijven – er nog veel belangrijke papieren documenten; inkoopfacturen, polissen, personeelsdocumenten, werkbonnen, opdrachten, uitnodigingen, verkooporders, correspondentie, inschrijvingen, uittreksels, contracten, etc. etc.

Digitaal archiveren wordt nu echt gemakkelijk
Eigenlijk is digitaal archiveren met ScanFlowStore net zo gemakkelijk als het maken van een kopie. Met een druk op de groene knop maakt uw Xerox DocumentCentre een digitale kopie, die wordt opgeslagen in de Windows-folder van uw keuze. Die bestemming kiest u op de Xerox DocumentCentre. ScanFlowStore zorgt ervoor dat het document op de juiste plaats wordt opgeslagen, maar dan direct in een digitale vorm. En…in een doorzoekbaar pdf bestand. Dit soort bestanden zijn volledig gestandariseerd en geaccepteerd. In een pdf bestand kunt u zoeken op elk door u opgegeven woord of kenmerk. Op deze manier kunt u het juiste document ook weer snel terugvinden.

U kunt meteen aan de slag!
ScanFlowStore is een zeer gebruikersvriendelijk programma, dat centraal (op de server) wordt geïnstalleerd. De eindgebruikers zien het programma niet, omdat het op de achtergrond aan het werk is. Een training is daarom niet nodig. U kunt dus meteen aan de slag. Op deze manier haalt u nog meer rendement uit een Xerox DocumentCentre en Microsoft Windows.

Besparing van tijd….en dus ook geld!
Met ScanFlowStore kunt u echt tijd – en dus ook geld – besparen. U kunt namelijk alle ingekomen stukken met één druk op de groene knop digitaal opslaan in de door u gekozen map. Door de bewezen goede zoekresultaten binnen pdf bestanden is elk document weer net zo snel terug te vinden. Dat bespaart u ongetwijfeld veel ergernis, tijd….en dus ook geld.

Gedetaileerde Product Info:

Het is mogelijk om tiff bestanden te verplaatsen in een automatisch gecreëerde datumfolder op dag, maand, kwartaal en jaar. De gescande documenten (tiff bestanden) kunnen worden verplaatst naar een Windows folder op het netwerk of een collectie in docushare. De bestanden kunnen ook worden gemaild naar een opgegeven e-mailadres (met de CE module).

Daarnaast kan ScanFlowStore bestanden niet alleen verplaatsen, maar kan tiff bestanden omzetten naar gewone pdf en doorzoekbare pdf-bestanden. Het krachtige van doorzoekbare pdf-bestanden is dat de content (inhoud van het document) doorzoekbaar is. Het is hierdoor mogelijk om op een bepaald kenmerk te zoeken binnen de opgeslagen faxen of brieven. Dit kan een factuurnummer zijn, maar bijvoorbeeld ook een bonnummer, een projectcode of een bedrag. Alles binnen het document is te zoeken. Bovendien blijft het document opgeslagen in zijn originele vorm, zodat het alsnog geprint kan worden (uitgesteld kopiëren).

Een andere functionaliteit is dat SFS de bestanden kan e-mailen naar één of meerdere opgegeven emailadressen. Op een aantal DocumentCentres van Xerox was dit al mogelijk, maar X-Solutions heeft SFS ontwikkeld als aanvulling op de DocumentCentres die dit niet ondersteunen, zoals de 1632, 2240, 3535 en de 2101.

Ook is het mogelijk om gekleurde scans (jpg) om te zetten naar gewone en doorzoekbare pdf-bestanden. Deze jpg-bestanden kunnen worden samengevoegd tot één (doorzoekbare) pdf-bestand.

Overzicht functionaliteit van ScanFlowStore:

• Scannen naar een zelf ingerichte mappenstructuur ;
• Omzetten van “multipage tiff” naar een doorzoekbaar pdf-bestand;
• Omzetten van “singlepage tiff” naar een doorzoekbaar pdf-bestand;
• Omzetten van kleuren scans naar een doorzoekbaar pdf-bestand;
• Samenvoegen van kleuren scans tot één doorzoekbaar pdf-bestand;
• E-mailen van gescande documenten d.m.v. CE module;
• Scannen naar een Windows folder;
• Scannen naar Lotus Notes.

Xerox ScanFlowStore

De brug tussen papier en digitaal.

§          Scannen naar doorzoekbade PDF

§          Scannen naar een zelf ingerichte mappenstructuur

§          Scannen naar "Docushare

§          Scannen naar "Lotus Notes

§          Archiveren van faxen vanuit IXware (fax server)

§          Volledig geintegreerd met scan module Xerox DC's en WC's

§          Te gebruiken voor een onbeperkt aantal Xeros Multifunctionals

§          Koppeling met verschillende software applicaties
- Exact (e-Synergy / Globe 2003)
- Klaas van Brug software
- Lotus
- Grote Beer
- Navision
- SAP