U bevindt zich nu op: Home > Cases
Bel ons op: 024-6790330mailen kan natuurlijk ook!
Peter van Steenis, manager automatisering PPD/EWS Group
‘Docuware zorgt voor tijdwinst, controle en overzicht’
Inventarisatie
Eind 2008 gaan vier bedrijven op in de PPD/EWS Group. Een reorganisatie met veel kansen, maar ook bedreigingen. De nieuwe organisatie vreest voor het ‘schuiven met papieren’ tussen afdelingen en locaties en dus voor tijdverlies met bijkomende kosten.
Visie
Hun opdracht aan KCBS is dan ook helder: zorg voor efficiënte documentstromen, te beginnen met facturen en inkooporders. “Wij kozen voor KCBS”, zegt manager automatisering Peter van Steenis, “omdat zij met hetzelfde ERP-pakket werkten. Bovendien overtuigden ze ons met een scherpe werkprocessenanalyse en een strak plan van aanpak.”
Advies
Met de plaatsing van drie extra scanners en een archiefserver introduceerde KCBS Docuware. Alle facturen en inkooporders komen terecht bij één medewerker, die de documenten scant en doorstuurt naar de verantwoordelijke manager. KCBS bouwde ook een digitaal archief, voor de opslag van notulen en andere managementstukken. Van Steenis: “Een zeer efficiënt managementtool.”
Implementatie
“Wij beheren Docuware op administratorniveau”, aldus de manager Automatisering. “Echt een pre dat KCBS daar de ruimte voor geeft.” Ook de gebruikers zijn enthousiast. “Medewerkers van verschillende afdelingen fiatteren hun facturen eenvoudig via een mapje in Outlook. Bovendien kan je thuis gewoon doorwerken in dit systeem.”