Onderzoek toont aan dat meer dan de helft van vertrouwelijke en kritische bedrijfsinformatie is opgeslagen  in de e-mail mappen van de medewerkers. Bedrijfskritische  informatie is daardoor niet voor iedere medewerker op elk moment beschikbaar of controleerbaar.

E-mail Management
Wat te doen met al die e-mail? Gewoon direct uw berichten uit uw e-mailprogramma opslaan in een centraal documentdatabase is de oplossing!

Op deze manier worden ze opgeslagen met eventueel gerelateerde documenten in een veilige en georganiseerde omgeving. Er bestaat geen noodzaak meer om te zoeken op verschillende plaatsen op uw computer of het netwerk. Nu is het mogelijk om alle e-mail terug te halen met een klik van de muis, zelfs jaren later. Het belangrijkste hiervan is, dat al die belangrijke en kritische informatie en afspraken in de e-mail niet verloren gaan door dit op te slaan in persoonlijke mailboxen. In plaats daarvan is alle informatie uit de e-mail nu beschikbaar voor alle geautoriseerde gebruikers binnen uw organisatie.

Nu de perfecte integratie: Outlook en DocuWare
E-mail management moet zowel veilig en praktisch goed te gebruiken zijn. Het archiveren van e-mail direct vanuit Outlook in DocuWare kan niet eenvoudiger. Het is gewoon een kwestie van het verplaatsen van de e-mail in een vooraf gedefinieerde DocuWare map die is ingesteld in MicroSoft Outlook.  Automatische indexering (toevoegen van metadata) en opslag van uw berichten vindt plaats met inbegrip van uw e-mailbijlagen. DocuWare genereert ook tegelijkertijd een fulltext index om snel te zoeken naar informatie in de bijlagen. Dus indien u een gearchiveerde e-mail nodig hebt, kunt u deze eenvoudig vanuit Outlook opvragen.